4 coisas que você precisa saber sobre conformidade de e-mail

As comunicações por e-mail podem conter todos os tipos de informações confidenciais, de nomes a anexos, conversas e até informações confidenciais de saúde e financeiras. Esses dados são o que o campo das leis de conformidade de e-mail existe para proteger.

As leis de conformidade surgiram para proteger os consumidores contra vários tipos diferentes de golpes na Internet, incluindo spam, phishing, roubo de identidade e falsificação. Eles são projetados para proteger os consumidores contra spammers que adquiram e-mails de consumidores sem consentimento para enviar e-mails não solicitados. Eles também existem para proteger dados altamente confidenciais, como PII, ou informações de identificação pessoal, e PHI, ou informações pessoais de saúde.  

Manter a conformidade de e-mail envolve atender a conjuntos detalhados de padrões e requisitos regulatórios para proteger os dados e a privacidade de seus destinatários de e-mail.

Ao enviar e-mails, as organizações são responsáveis ​​por manter a conformidade com uma variedade de leis complexas estabelecidas por governos e indústrias. Duas das estruturas de conformidade mais conhecidas são GDPR e CAN-SPAM.

A conformidade varia entre regiões e setores e está sempre mudando. Isso significa que ficar por dentro dos últimos desenvolvimentos jurídicos é muito mais crucial para o seu negócio.

Você precisa pensar constantemente na conformidade de e-mail enquanto cria e envia campanhas, porque violar essas leis significa que você corre o risco de pagar multas altas.

Por que a conformidade de e-mail é importante?

O e-mail é um canal valioso para o seu negócio, oferecendo um alto ROI, um meio criativo para mensagens e uma variedade de funções em todo o ciclo de vida do cliente. Para implantar campanhas de e-mail com sucesso, você precisará garantir que está aderindo a essas estruturas legais. Deixar de fazer isso pode não apenas arruinar sua reputação de remetente e prejudicar a eficácia do seu programa de e-mail, mas também destruir a reputação da sua marca.

As leis de conformidade de e-mail ditam o seguinte:

• Para quem você tem permissão para enviar e-mail
• Como seus destinatários podem optar por não participar
• Informações necessárias que você precisa incluir em seus e-mails

É crucial que você entenda os meandros da conformidade de e-mail à medida que cria sua estratégia de marketing por e-mail. Aqui, discutiremos algumas dicas que você deve considerar para manter a conformidade com e-mail ao lançar e expandir sua estratégia de marketing por e-mail.

Então, quais são algumas diretrizes gerais para conformidade de e-mail?

4 coisas que você precisa saber sobre conformidade de e-mail

1. Entenda as diferenças regionais

As estruturas de conformidade de e-mail variam muito entre as regiões. Se você é uma empresa com uma base de usuários internacional, precisa estar ciente de que seus e-mails serão tratados de forma diferente em todo o mundo.

Legisladores de todo o mundo abordaram a ameaça de envios de e-mail não solicitados implantando vários tipos e níveis de regulamentação. Alguns governos até censuram completamente as comunicações por e-mail. As leis regionais que regulam o e-mail visam proteger os dados de seus consumidores e ditar como as empresas podem usá-los.

2. Segmente sua lista

Se você sabe que sua base de usuários residem em diferentes países do mundo, deve priorizar a segmentação geográfica. Depois de separar sua lista por região, você terá uma melhor compreensão de como focar sua estratégia com base em quais políticas você está sujeito. Segmentar sua lista por geografia também é um exercício valioso para sua empresa, pois pode fornecer informações adicionais sobre como conversar com o público regional e com quais tendências culturais ou linguísticas você pode estar trabalhando.

Se sua base de usuários é baseada principalmente ou exclusivamente em uma região, como o Canadá, por exemplo, você pode concentrar seus esforços no entendimento da estrutura que opera nessa área. Se a maior parte da sua lista for canadense, concentre seus esforços em se tornar um especialista na Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL).

3. Desenvolva uma estratégia abrangente

Em seu processo para garantir a conformidade de e-mail, você deve passar pelas políticas relevantes e extrair os pontos em comum que se aplicam. Se você é uma pequena empresa com recursos limitados, pode ser mais eficiente generalizar amplamente suas campanhas de e-mail de acordo com a política mais rígida à qual você está sujeito. No entanto, se você tiver largura de banda, sua empresa pode decidir diferenciar sua estratégia de e-mail em diferentes regiões com base nas políticas distintas que regem essas áreas. Muito provavelmente, você deseja generalizar sua estratégia entendendo os temas comuns de conformidade de e-mail. Geralmente, as políticas de conformidade abordam as seguintes áreas comuns:

• IDs do remetente:
• Inscrições
• Desativações
• Tempo de processamento da solicitação

Vamos entrar em algumas das estruturas mais importantes que regem o email e seus requisitos para conformidade com email.

4. Entenda as Políticas de Conformidade de Email Mais Importantes

GDPR

O GDPR, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados, é a estrutura regulatória da União Europeia que rege o uso e o uso indevido dos dados pessoais dos consumidores. Muitos profissionais de marketing por e-mail tremeram quando essa legislação foi aprovada em 2018. As multas por violar o GDPR podem chegar a € 20 milhões ou 4% do faturamento global de uma empresa, o que for maior.

Se a sua empresa se comunicar com os residentes da UE por e-mail (enviar ou receber mensagens nesta área), está sujeito a este quadro regulamentar. O princípio central desta política é dar aos consumidores a propriedade de seus dados, em vez das empresas que se comunicam com eles. Esta política é a estrutura de privacidade de e-mail mais rigorosa.

Primeiro, o GDPR exige que as empresas recebam o consentimento dos destinatários antes de enviar e-mails de marketing e que mantenham registros desse consentimento. O consentimento opt-in refere-se a um acordo que é sinalizado por uma ação afirmativa clara e que é “dado livremente, específico, informado e inequívoco”. O que isso significa é que você deve obter consentimento por meio de um opt-in positivo, como a verificação ativa de uma caixa, em vez de usar uma caixa pré-marcada.

Em seguida, é importante observar que o consentimento por e-mail deve ser claramente separado de outros serviços ou ações. Isso significa que não pode ser empacotado com termos e condições ou avisos de privacidade, por exemplo.

Além disso, o consentimento explícito requer uma declaração que defina claramente o que você fará com os dados de um consumidor é exatamente quais tipos de materiais eles podem esperar ver de você. Essa declaração também deve incluir informações sobre terceiros com quem você compartilha dados, como seu provedor de e-mail.

De acordo com o GDPR, você também é obrigado a manter registros dos opt-ins dos destinatários para participar da sua lista de e-mail. Você deve ter um registro do destinatário, a data em que ele consentiu, por qual formulário ele consentiu (ou seja, um pop-up da web ou checkout de carrinho) e se ele cancelou a assinatura.

Outra peça fundamental da conformidade com o GDPR é fornecer uma opção clara de cancelamento de assinatura. Você deve incorporar um link de cancelamento de assinatura visível em todos os e-mails de marketing que enviar, permitindo que os destinatários cancelem a assinatura de suas comunicações de marketing e de suas comunicações gerais de marca.

CAN-SPAM

Os termos de conformidade de e-mail do CAN-SPAM Act, ou o Controlando o Ataque de Pornografia Não Solicitada e Lei de Marketing, (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act), são um pouco mais brandos do que o GDPR, mas ainda incorrem em multas substanciais de até $ 42.530 por e-mail único em violação do ato . Esta política foi aprovada pelo Congresso dos EUA em 2003 e é aplicada pela Comissão Federal de Comércio (Federal Trade Commission (FTC)). Esta legislação abrange as mensagens eletrônicas cuja finalidade principal é a publicidade comercial.

Ao contrário do GDPR, esta legislação contém uma política de exclusão, o que significa que os destinatários podem receber e-mails promocionais sem consentimento explícito, desde que possam optar por não receber comunicações posteriormente. Nesta estrutura, as caixas pré-marcadas contam como consentimento.

Quando um destinatário desativa, sua solicitação de cancelamento de inscrição deve ser observada dentro de dez dias após a notificação ao remetente de que deseja ser removido de sua lista. Depois disso, eles devem permanecer desativados por pelo menos 30 dias após o envio da mensagem.

A Lei CAN-SPAM também estabelece diretrizes para o que o endereço do remetente e o corpo do e-mail podem conter. Quando os clientes recebem seus e-mails, eles devem ser capazes de identificar obviamente o remetente e o conteúdo do e-mail. O “Do Campo” precisa indicar claramente o nome da sua empresa e a pessoa que está enviando o e-mail em questão. Além disso, sua linha de assunto precisa informar aos destinatários o que eles podem esperar do conteúdo do próprio e-mail. O corpo do seu e-mail deve incluir seu endereço comercial, identificar que o e-mail é um anúncio e incluir uma opção de exclusão fácil.

CASL

CASL, ou a Lei Anti-Spam Canadense, abrange as Mensagens Eletrônicas Comerciais, ou CEM, que são enviadas para dentro ou para fora do Canadá, mas exclui as mensagens que são roteadas através do país. O CASL incorre em penalidades de até US $10 milhões por violação para uma organização e US $1 milhão por violação para um indivíduo.

Essa legislação também exige o consentimento expresso do consumidor por meio de uma ação afirmativa para que seja adicionada à sua lista de e-mail de marketing. “Consentimento expresso” refere-se a um opt-in verbal, escrito ou eletrônico e é válido até que o destinatário o revogue.

Em raras circunstâncias, o consentimento implícito é aceitável sob a CASL. Ao contrário do consentimento expresso, o consentimento implícito é válido por 2 anos.

As condições específicas do consentimento implícito incluem:

• Um destinatário tem uma relação comercial ou não comercial existente com o remetente.
• O e-mail do destinatário foi publicado, ele não indicou que não deseja receber suas comunicações e a mensagem é relevante para sua função ou responsabilidades.
• O destinatário divulgou seu e-mail, não indicou que não deseja receber suas comunicações e as mensagens são relevantes para o negócio, função ou deveres da pessoa.

De acordo com essa lei, você também precisa documentar o consentimento para lidar com possíveis reclamações. Essa evidência pode ser fornecida na forma de capturas de tela, áudio, formulários eletrônicos ou outra documentação.  

Conformidade HIPAA

O HIPAA, ou a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde, foi projetada para proteger PHI, monitorar como é comunicado, garantir sua integridade e fornecer responsabilidade de mensagem. A conformidade com o HIPAA para e-mail é fundamental para empresas do setor de saúde que lidam com dados pessoais de saúde dos consumidores.

Como terceiro, você precisará assinar um Contrato de Associado Comercial, ou BAA, com a entidade de saúde com a qual está trabalhando. A HIPAA também requer criptografia, o que torna os dados do paciente ilegíveis tanto em trânsito quanto em repouso.

Conformidade de e-mail ADA

A ADA, ou Lei Americana de Deficiências (American Disabilities Act), determina os requisitos para e-mails de marketing para garantir que sejam acessíveis a pessoas com deficiência. Aproximadamente 15% da população mundial vive com algum tipo de deficiência, e é importante que seu email marketing seja acessível a todos. Uma única violação desta lei pode incorrer em um custo de até $75.000. A ADA estipula que as empresas devem cumprir o seguinte para garantir a acessibilidade de seus e-mails:

• Uma ordem lógica de leitura
• Código conciso
• Linha de assunto descritiva
• Alternativas de texto para imagens
• Texto de link significativo
• Elementos de título no código
• Contraste suficiente entre as cores do texto e do plano de fundo

Lançando suas primeiras campanhas de e-mail

Depois de entender a conformidade de e-mail, você pode começar a projetar suas campanhas! E-mails de integração são as primeiras mensagens que seus destinatários recebem neste canal. Leia o artigo a seguir para entender exatamente o que incluir em um e-mail de integração do usuário.