As devoluções de e-mail acontecem quando seus e-mails são tragicamente rejeitados por um servidor de recebimento de e-mail. Quando ocorrem devoluções de e-mail, isso indica que algo aconteceu com sua mensagem antes que ela possa ser entregue e lida por seus destinatários.
As devoluções de e-mails podem parecer alarmantes se você não souber por que elas estão ocorrendo, por isso é importante entender como e por que elas acontecem para que você possa avaliar e resolver melhor o problema raiz.
Embora as devoluções de e-mail sejam definitivamente um inconveniente, existem maneiras de avaliar o que está acontecendo de errado e tomar medidas para reverter uma taxa de rejeição elevada que você pode estar vendo.
Por que você deve se preocupar com e-mails devolvidos?
Os ESP ‘s, ou provedores de serviços de e-mail, veem altas taxas de rejeição como uma bandeira vermelha, pois podem indicar que os profissionais de marketing estão usando táticas desfavoráveis, enviando conteúdo com spam ou comprando listas. Se você mantiver uma tendência de altas taxas de rejeição, os ESPs são mais propensos a banir as mensagens da sua marca para a pasta de spam no futuro, o que impede você de se comunicar com sucesso com assinantes genuinamente engajados.
O que é ESP?
ESPS é um aplicativo baseado na web que agrega várias fontes de dados para auxiliar no gerenciamento de informações de ativos. As quatro principais administrações
As áreas que o ESPS oferece são:
Gerenciamento de vulnerabilidades,
Gerenciamento de contas,
Gerenciamento de certificados e
Gerenciamento de status de backup.
Devoluções de e-mail definitivas vs temporárias (hard vs. soft)
Uma devolução definitiva significa que há motivos permanentes para o e-mail não ter sido entregue. Uma devolução temporária significa que houve um problema temporário afetando a entrega do e-mail.
Existem dois tipos principais de devoluções de e-mail:
- Devoluções definitivas,
- Devoluções temporárias.
Uma devolução definitiva ocorre quando um e-mail não pode ser entregue devido a um problema permanente, incluindo um endereço de e-mail inválido ou bloqueado. Devoluções definitivas não podem ser corrigidas, portanto, remova esses destinatários da sua lista permanentemente. Alguns ESPs suprimirão automaticamente os destinatários de devolução definitiva, portanto, verifique com seu provedor para ver como eles lidam com devoluções definitivas.
Ao contrário da devolução definitiva, uma devolução temporária ocorre quando um email não é entregue devido a um problema temporário. Quando seus e-mails retornam, geralmente você tem mais opções para encontrar uma correção. Ao contrário de uma devolução definitiva, uma devolução temporária não é um sinal de que você deve desistir completamente do destinatário em questão.
As razões por que os emails são devolvidos definitiva vs temporariamente
Os e-mails são devolvidos por vários motivos.
Alguns motivos comuns de rejeição temporária de emails incluem:
- O e-mail não pode ser entregue — um e-mail não entregue pode ser o resultado de uma interrupção temporária do servidor ou do servidor em manutenção. Se esse problema persistir, o servidor pode ter desaparecido permanentemente.
- A caixa de entrada do destinatário está cheia— Uma devolução temporária também pode ser um sintoma de que a caixa de correio do destinatário está muito cheia e não pode aceitar mais mensagens. Isso também pode significar que seu contato parou de usar este endereço de e-mail, portanto, você pode acompanhá-lo por meio de outro canal para atualizar suas informações em seu sistema.
- O e-mail não atende aos requisitos do servidor — Sua mensagem não atende aos requisitos de autenticação antispam, antivírus ou DMARC do servidor destinatário.
- Há um problema com o tamanho da mensagem—Sua mensagem de e-mail é muito grande.
- Você recebe uma resposta automática — Se seu contato estiver de férias ou estiver fora do escritório, seus e-mails serão devolvidos.
Alguns motivos comuns pelos quais os e-mails retornam definitivamente incluem:
- O endereço de e-mail não existe— Isso pode acontecer porque um destinatário digitou incorretamente o e-mail ou saiu da organização afiliada.
- O endereço de e-mail é falso — isso pode acontecer se você estiver oferecendo algo em troca de um e-mail de contato.
- O e-mail está bloqueado—Isso ocorre quando o servidor de e-mail de recebimento rejeitou seu e-mail. Ou seu destinatário bloqueou você intencionalmente ou o domínio dele tem configurações de filtro de spam rigorosas.
Quando seus e-mails são devolvidos, você geralmente recebe uma notificação de status de entrega. Para entender por que seus e-mails estão sendo devolvidos, você deve manter os e-mails devolvidos para obter mais informações. Você deve registrar a data da devolução, o código de devolução, o tipo de devolução e a descrição da devolução exibida nos relatórios de sua campanha.
Dê uma olhada no número do código de erro SMTP, ou Protocolo de transferência de correio simples (Simple Mail Transfer Protocol), para obter um pouco desse contexto. SMTP é um padrão implementado por servidores de correio, e esses códigos de erro são projetados para ajudá-lo a diagnosticar problemas de envio que possam estar ocorrendo. Os provedores de correio geralmente incluem mensagens explicando esses códigos.
Como a taxa de rejeição de e-mail afeta sua reputação de remetente
As devoluções de e-mail afetam diretamente a reputação do seu remetente. Sua reputação de remetente, relacionada à sua capacidade de entrega , é uma classificação atribuída ao seu endereço IP e domínio.
Sua taxa de rejeição está entre os principais fatores que influenciam sua reputação de remetente, juntamente com outros sinais, como seu volume de e-mail, o número de reclamações de spam que recebe e se você aparece ou não em listas negras de e-mail.
Sua taxa de rejeição de e-mail pode ser definida como a porcentagem de seus e-mails que foram devolvidos.
Quando sua taxa de rejeição de e-mail for muito elevada, seu ESP começará a penalizar sua reputação de remetente. Então, qual é o corte aqui?
De um modo geral, você deve manter suas taxas de rejeição abaixo de dois ou três por cento. Quando sua taxa de rejeição aumenta para cinco por cento ou mais, você está entrando na zona de perigo. É quando seu ESP pode começar a tomar nota e começar a penalizar sua reputação de remetente.
Estratégias para reduzir sua taxa de rejeição
Taxas de rejeição mais baixas se traduzem em uma melhor pontuação do remetente e melhor integridade para suas campanhas de e-mail. Então, quais etapas acionáveis você pode tomar para manter suas taxas de rejeição sob controle?
1) Monitore suas devoluções definitivas e temporárias
Geralmente, seu provedor de e-mail fornecerá informações sobre suas taxas de rejeição definitiva e temporária. Compreender a divisão entre suas devoluções definitivas e temporárias pode ajudá-lo a identificar melhor o problema que está enfrentando.
Por exemplo, você normalmente não deve ver um aumento abrupto nas devoluções definitivas, a menos que esteja enviando para uma lista não verificada.
2) Implante um Double Opt-In
Pense no seu destinatário ideal — alguém entusiasmado e interessado em receber suas comunicações por e-mail. Para garantir que sua lista seja composta de contatos da mais alta qualidade, use um duplo opt-in. Para fazer isso, depois que os destinatários de e-mail se inscreverem em sua lista, envie-lhes um e-mail de confirmação solicitando que verifiquem adequadamente o endereço. Esse processo eliminará os destinatários que se inscreveram por acidente e garantirá que os destinatários que realmente desejam receber seus e-mails não estejam cometendo erros de digitação no processo de inscrição. Também eliminará e-mails inválidos.
3) Não compre listas de e-mail
No mundo de marketing por email, pode parecer tentador comprar ou emprestar assinantes. Você pode pensar que vale a pena comprar uma lista para obter mais olhos dos destinatários em suas mensagens. Infelizmente, comprar listas de e-mail é uma tática perigosa que pode ter sérias consequências a jusante, inclusive levando a taxas de rejeição mais altas.
Em primeiro lugar, a compra de e-mails viola os termos do GDPR , que exige o consentimento explícito de seus destinatários para enviar e-mails de marketing. O consentimento explícito envolve um destinatário que executa diretamente uma ação para indicar que deseja estar na sua lista de e-mail, como marcar uma caixa. Violar o GDPR pode ser sério, incorrendo em multas pesadas para sua marca. Além de sofrer problemas legais como resultado da compra de uma lista, os assinantes comprados são mais propensos a bloqueá-lo como remetente, o que levará a uma taxa de rejeição mais alta.
4) Limpe e verifique suas listas de e-mail
Uma das melhores maneiras de combater o aumento de rejeições suaves é praticar a limpeza regular da lista. Entender de onde seus contatos vieram e garantir que eles estejam engajados manterá suas taxas de rejeição sob controle. Para limpar sua lista, você removerá assinantes inativos e aqueles que não se envolveram em um determinado período de tempo. Também é considerado uma prática recomendada remover devoluções definitivas após cada campanha de e-mail.
Às vezes, a limpeza manual da lista não é prática, mas seu provedor de e-mail pode fornecer uma maneira de segregar e suprimir automaticamente os assinantes rejeitados.
Semelhante à limpeza de sua lista, a verificação dos endereços dos destinatários envolve a remoção de e-mails com domínios inválidos, duplicados ou inativos. Listas verificadas mais curtas são sempre melhores do que listas não verificadas mais longas.
5) Melhore a capacidade de entrega do seu e-mail
Se você perceber que seus e-mails têm altas taxas de rejeição, pode estar ignorando um problema de entrega de e-mail mais significativo. Manter boas práticas de envio em geral ajudará a aumentar a capacidade de entrega de suas campanhas, o que, por sua vez, reverterá o problema de devoluções suaves.
Certifique-se de considerar os outros sinais que afetam sua capacidade de entrega geral, incluindo manter a reputação do remetente, maximizar o engajamento e gerenciar o volume de e-mails.
Escolhendo o provedor de e-mail certo
Ao escolher o provedor de e-mail certo, você deseja uma solução que o ajude a capturar com eficiência os e-mails de seus usuários, gerenciar sua lista e enviar campanhas estratégicas. As melhores soluções ajudarão você a maximizar a capacidade de entrega com recursos de autenticação fáceis, relatórios sofisticados e recursos robustos para o cliente.
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